Każdy pracodawca w Polsce ma obowiązek zapewnienia pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy – i obowiązek ten realizuje się przez właściwą organizację służby BHP. Pytanie, które staje przed wieloma przedsiębiorcami, nie brzmi czy mieć obsługę BHP, ale jak ją zorganizować. Własny etatowy specjalista BHP, zewnętrzna firma lub pracownik łączący obowiązki BHP z innymi zadaniami – każde z tych rozwiązań ma swoje uzasadnienie w zależności od wielkości firmy, branży i specyfiki prowadzonej działalności.
Czym jest outsourcing BHP i na czym polega?
Outsourcing BHP polega na powierzeniu realizacji zadań służby bezpieczeństwa i higieny pracy zewnętrznemu podmiotowi – specjalistycznej firmie lub ekspertowi – zamiast zatrudniania własnego pracownika na etacie. Przepisy prawa pracy dopuszczają taki model organizacji służby BHP i precyzują warunki, przy których jest on możliwy.
Firma świadcząca usługi outsourcing BHP przejmuje obowiązki służby BHP wynikające z kodeksu pracy i rozporządzeń wykonawczych – przeprowadza szkolenia, sporządza dokumentację, dokonuje oceny ryzyka zawodowego, bierze udział w postępowaniach powypadkowych i reprezentuje pracodawcę przy kontrolach Państwowej Inspekcji Pracy. Zakres tych zadań jest identyczny jak przy etatowym pracowniku BHP.
Jakie są główne zalety outsourcingu BHP w porównaniu z etatem?
Koszt jest pierwszym i najczęściej wskazywanym argumentem za outsourcingiem. Etatowy specjalista BHP to nie tylko wynagrodzenie, ale też ZUS, urlopy, szkolenia, wyposażenie stanowiska pracy i koszty zastępstwa podczas nieobecności. Przy małych i średnich firmach, ryczałtowy koszt miesięcznej obsługi przez zewnętrzną firmę jest zazwyczaj wielokrotnie niższy niż utrzymanie etatu.
Dostęp do wiedzy jest kolejnym argumentem. Zewnętrzna firma BHP obsługuje jednocześnie wiele podmiotów z różnych branż, co oznacza że jej specjaliści mają szerokie doświadczenie praktyczne i są na bieżąco ze zmieniającymi się przepisami. Etatowy specjalista BHP w małej firmie może przez lata nie spotykać się z sytuacjami, które zewnętrzna firma obsługuje regularnie.
Elastyczność jest zaletą szczególnie docenianą przez firmy o zmiennym zapotrzebowaniu na obsługę BHP – przy sezonowym wzroście zatrudnienia, nowych inwestycjach lub rozszerzeniu działalności o nowe rodzaje ryzyka. Zewnętrzna firma dostosowuje zakres usług do aktualnych potrzeb bez konieczności zmiany warunków zatrudnienia.
Kiedy outsourcing BHP może nie być optymalnym rozwiązaniem?
Outsourcing BHP ma też ograniczenia, które w określonych przypadkach przemawiają za zatrudnieniem własnego specjalisty. Przy dużych zakładach pracy – zatrudniających kilkaset lub więcej pracowników – przepisy wprost wymagają etatowej służby BHP, eliminując możliwość pełnego outsourcingu.
Przy działalności o wysokim ryzyku zawodowym – budownictwo, przemysł chemiczny, górnictwo – stała obecność specjalisty BHP w zakładzie może być praktycznie niezbędna dla właściwej realizacji obowiązków, nawet jeśli przepisy formalnie dopuszczają outsourcing.
Jak wygląda współpraca z zewnętrzną firmą BHP w praktyce?
Dobra współpraca z zewnętrzną firmą BHP zaczyna się od precyzyjnego określenia zakresu usług w umowie. Częstotliwość wizyt w zakładzie, terminy realizacji poszczególnych zadań, zasady komunikacji przy nagłych zdarzeniach – te elementy powinny być jasno określone, by uniknąć nieporozumień w trakcie współpracy.
Pracodawca zlecający obsługę BHP zewnętrznej firmie nie jest zwolniony z odpowiedzialności za stan BHP w zakładzie – odpowiedzialność ta spoczywa na nim niezależnie od formy organizacji służby BHP. Właściwy wybór zewnętrznego partnera i bieżąca kontrola jakości jego pracy są zatem obowiązkiem pracodawcy, nie opcją.
